Habilidades y estrategias para liderar reuniones (II)

El tiempo es el recurso más valioso con el que contamos todas las personas. Habilidades y estrategias para controlar el espacio y el tiempo en las reuniones con tus equipos de trabajo.

 

Como vimos en la entrada sobre Agilismo Educativo, las reuniones presenciales debemos aprovecharlas para los momentos clave del flujo de trabajo de nuestros proyectos: momentos creativos o de reflexión, la planificación del arranque con la definición de los objetivos y sus correspondientes tareas o la revisión de todo el proceso realizado por los equipos de trabajo hasta ese momento.


Con el objetivo de darles el máximo valor a estos encuentros y sacarles todo el jugo posible, planteamos el despliegue de habilidades dentro de tres variables fundamentales: el tiempo, el espacio y los artefactos.


Ahora, nos toca cerrar este tema con siete estrategias clave que podrás llevarte mañana mismo a una de tus reuniones de creación, reflexión, arranque o de revisión de proyectos para controlar, de una vez por todas, los tiempos y el flujo de ideas de tu equipo de trabajo.

 

Estrategia #1. El Marco de las 7P

 

Aunque ningún plan puede garantizar un gran resultado, una reunión presencial (tal y como la hemos definido) merece un plan. El objetivo de esta estrategia es esbozar el plan fundamental de una futura reunión. Las 7P se refieren a:

  1. Propósito: debes definir claramente cuál es el propósito y los objetivos principales de la reunión. Si son muy difíciles de definir, quizás no sea tan necesario este encuentro.

  2. Producto: ¿Tus reuniones se basan el 99% de las veces en charlas que no llevan a ninguna parte? Piensa con qué artefacto concreto vais a salir al terminar la reunión. Definir un producto esperado que conecta claramente con el propósito y los objetivos de la reunión es un éxito casi asegurado. Es apasionante ver como se reducen los tiempos.

  3. Personas: ¿Necesita estar todo el equipo en esta reunión? ¿Quién necesita estar realmente en la reunión y para qué? Piensa en qué preguntas se van a necesitar responder durante la reunión y quiénes son las personas más competentes para dar las respuestas.

  4. Programación: anticipa a los participantes la agenda de la reunión (fecha, hora, objetivos, producto, asistentes...). Una buena herramienta para ello es Google Calendar.

  5. Peligros: anticípate a los posibles riesgos y peligros que pueden hacer descarrilar la reunión. ¿Son necesarios los ordenadores o van a despistar a los asistentes? ¿Necesitas hablar personalmente con alguien antes del encuentro?

  6. Preparativos: para agilizar los tiempos de la reunión, suele ser útil adjuntar en la agenda compartida documentos o vídeos que se necesiten ver antes del encuentro.

  7. Pragmatismo: sé práctico e improvisa sobre el plan cuando sea necesario. Ninguna estrategia conoce mejor a tu equipo como tú mismo.

 

Estrategia #2. Mapa de afinidad

 

Una vez que hemos realizado un brainstorming para sacar el máximo de ideas posible, esta estrategia nos puede ayudar a realizar conexiones y encontrar significados entre todas ellas. El objetivo de esta estrategia es encontrar patrones y relaciones entre las ideas propuestas por el grupo para clasificarlas y agruparlas en categorías. El proceso del mapa de afinidad se desarrolla de la siguiente forma:

  1. Se plantea una pregunta abierta con la que el grupo pueda aportar una buena cantidad de ideas. ¿Qué necesitamos para mejorar la evaluación en el colegio? ¿Cómo mejoramos la planta de recepción del centro?

  2. Se dejan, al menos,10 minutos en los que cada miembro del grupo anota, en silencio, sus ideas en tarjetas o post-it (uno por idea).

  3. Se recogen de forma desordenada las propuestas en un tablero visible para todos.

  4. Siguiendo las indicaciones de los participantes, se clasifican o agrupan las ideas en columnas según las relaciones que manifiesten. Por ahora, no establezcas categorías de forma explícita.

  5. Es importante no descartar ideas repetidas. Se clasifican todas. Es una buena forma de ver que ideas son las que se proponen de forma más frecuente en el grupo.

  6. Ahora, el equipo sugiere categorías explícitas para nombrar a cada una de las agrupaciones o columnas de ideas. La mejora de la evaluación podría clasificarse en: elementos a evaluar (competencias, objetivos...), herramientas, estrategias, comunicación a la comunidad...

 

Estrategia #3. Bodystorming

 

El objetivo de esta estrategia es que las personas se den cuenta de las cosas probando a hacerlas. Es una estrategia ideal para romper los patrones de pensamiento habituales en un grupo y, sobre todo, acercar al equipo al terreno real donde se va a llevar a cabo lo que están desarrollando. ¿Has probado a vivir una jornada escolar o un proyecto como si fueses un alumno? Esta estrategia se desarrolla en tres niveles:

  1. Observar: si estás pensando formas de mejorar la recepción de tu centro, ve allí a observar como se desarrolla un día normal. Si quieres mejorar la evaluación en tu colegio, observa como la viven tus alumnos actualmente.

  2. Probar: en el proceso de mejora de la evaluación, es posible que hayamos propuesto introducir un portfolio de proceso, un diario de aprendizaje semanal, autoevaluaciones y metacogniciones periódicas... Ponte en el papel de un profesor o de un alumno para vivir la sostenibilidad de estas acciones en una jornada o semana de trabajo normal.

  3. Reflexionar: en equipo, reflexionad sobre qué ha pasado al vivir la experiencia y por qué. Esto ayudará a ajustar las acciones y las propuestas de desarrollo a la realidad del terreno donde se llevan a cabo.

 

Estrategia #4. Votación

 

Si la sesión de brainstorming ha salido bien, saldrán demasiadas buenas ideas, demasiados conceptos y demasiadas posibilidades con las que avanzar. El objetivo de esta estrategia es simplificar el proceso de priorización y convergencia hacia una solución consensuada. Las fases de esta estrategia son:

  1. Una vez que tengamos una lista de ideas organizadas en categorías (empleando alguna de las estrategias anteriores), pide a los miembros del grupo que voten colocando un punto al lado de la idea que consideren más apropiada. Este punto puede hacerse con rotulador o con pegatinas. Eso sí, todos tienen exclusivamente 5 votos para gastar (en la misma o varias ideas).

  2. Tras la votación, ordena las ideas según su número de votos.

  3. Las primeras ideas de la lista se discuten y se toman decisiones.

 

Estrategia #5. Mapa empático

 

Los profesores dedicamos muchas horas al día a diseñar experiencias de aprendizaje para nuestros alumnos. Pero, ¿realmente les conocemos? El objetivo de esta estrategia es desarrollar rápidamente un perfil genérico de usuario para centrar la experiencia que estamos creando en lo más importante: las personas que van a vivirla. Sus fases son:

  1. Dibuja una cara grande en el centro de la pizarra compartida con el equipo. No te olvides de ponerle un nombre inventado por el grupo.

  2. Alrededor de la cara, crea cinco grandes áreas: qué piensa, qué ve, qué escucha, qué siente y qué hace.

  3. Pregunta a cada miembro del equipo por descripciones, desde su punto de vista, para cada una de las áreas.

 

Estrategia #6. Storyboard

 

El objetivo de esta estrategia es permitir a una persona describir sus ideas usando palabras y dibujos. Puede emplearse para mostrar la visión de un equipo sobre un tema concreto, describir la experiencia vivida en un proyecto, mostrar formas de resolver un problema... Sus fases son:

  1. Antes de la reunión, define el tema sobre el cual el equipo va a trabajar. Una vez en la reunión, divídelos en grupos y dales lápices, rotuladores, papeles, rotafolios...

  2. Plantea al equipo que el objetivo de la sesión es narrar al resto de grupos una historia de forma visual.

  3. Marca 25 minutos a cada grupo para que definan el objetivo final de la narración, qué pasos van a seguir para llegar allí y dibujar todas las escenas del proceso. Es importante que el proceso se dibuje en escenas como en un storyboard.

  4. Una vez que el tiempo se termine, permite que cada grupo presente su historia en 3 minutos al resto de grupos.

  5. Cuando todos hayan presentado, pregúntales y observa: qué les ha resultado inspirador, qué temas han sido los más recurrentes...

 

Estrategia #7. Who + Do

 

El objetivo de esta estrategia es definir objetivos, planificar y priorizar acciones rápidamente. Su estructura es:

  1. Define cuál es el objetivo general y escríbelo en grande. Por ejemplo: mejorar el autoconocimiento y la capacidad de autorreflexión de nuestros alumnos.

  2. Debajo del gran objetivo, dibuja una tabla con dos columnas (Who y Do).

  3. En la columna Do (Hacer), define qué acciones concretas hay que hacer para conseguir el gran objetivo. Quizás haya que definir estructuras de portfolio, buscar momentos durante la semana para llevarlo a cabo, elaborar y poner en práctica estrategias de metacognición...

  4. En la columna Who (Quién), escribe qué equipo o persona se encarga de llevar a cabo cada una de las acciones propuestas en la columna Do.

 

Ahora te toca a ti

 

¿Cómo empezar? ¿Cómo llevo todo esto a la práctica? ¡Manos a la obra! Descarga aquí los imprimibles de la baraja de cartas de estrategias para reuniones. Anímate a poner a prueba tres de ellas en tus próximas reuniones con tu equipo de trabajo: usa el marco de las 7P para planificar un encuentro, el mapa de afinidades para organizar la tormenta de ideas o la votación para priorizar y sacar conclusiones.