Agilismo en centros educativos

Si en tu centro la innovación depende de pocos, el equipo directivo se siente sobrecargado y cuesta mucho tomar decisiones críticas; tu problema no es pedagógico, es organizativo.

 

A la hora de impulsar la innovación en un centro educativo, es habitual que surjan numerosos problemas. Pero la raíz de estos problemas no suele ser la innovación en sí misma, sino la estructura de la organización sobre la que se impulsa.


Este conjunto de problemas característicos de una estructura organizativa anacrónica y enferma se puede recoger en este cuadro clínico:

  • La innovación siempre es impulsada por las mismas personas.

  • Los impulsores de la innovación deben gestionar los problemas que ésta genera.

  • Cuesta mucho tomar decisiones críticas.

  • La innovación depende de pocos.

  • Lo urgente resta recursos a lo importante.

  • Es difícil reemplazar personas en puestos clave.

  • El equipo directivo se siente sobrecargado.

Es cierto que estas estructuras jerárquicas tan habituales (las verticales) tienen sus fortalezas: aportan estabilidad estructural, una jerarquía muy bien definida y un mayor control interno. Pero en el actual entorno volátil e incierto que rodea al sector educativo, relucen sus mayores debilidades: son muy poco adaptables al cambio, tienen poca capacidad de innovación, la implicación del personal es baja y la débil comunicación interna es una gran fuente de problemas.


La actual incertidumbre que rodea al sector educativo, la necesidad de diferenciación en el mercado y la importancia de atender a todos los alumnos de forma personalizada, eficiente y sostenible, hacen casi indiscutible la importancia de la innovación en una organización educativa. Pero para que esta se desarrolle de forma natural en el centro, es necesario asumir estructuras organizativas alternativas que equilibren el control con la flexibilidad y adaptabilidad precisas para desenvolvernos en este entorno tan cambiante.

 

Organizaciones Ágiles - El qué

 

En la búsqueda de estructuras alternativas que equilibren control y flexibilidad, surgen las estructuras ágiles. Una organización que asume este tipo de estructuras se fundamenta en los siguientes puntos recogidos en este Manifiesto Ágil:

 

Metodología Ágil - El cómo

 

Los equipos autoorganizados de estas estructuras alternativas gestionan su trabajo de forma ágil y se comunican y coordinan de forma asíncrona dando valor a las reuniones presenciales (síncronas). ¿Cómo se hace esto?


Una forma de aterrizar esta metodología en un centro educativo es combinando los conceptos Scrum y Kanban en el desarrollo de nuestros proyectos de innovación, implantación... Metodologías que definen la forma de entender la gestión del tiempo, los procesos y los equipos. Las fases a seguir son: el propósito, el proyecto, los objetivos, el equipo, las tareas, los ciclos y las herramientas.


Definir un propósito común poderoso

Por ejemplo, nuestro propósito puede ser formar alumnos con gran capacidad de autoconocimiento, orientados al reto y con adaptabilidad a los cambios.


Establecer el proyecto

Partiendo del propósito anterior y entendiendo un proyecto como un conjunto de tareas relacionadas entre sí dirigidas a lograr un mismo objetivo, qué mejor que arrancar un proyecto cuyo objetivo principal sea la transición de una evaluación sancionadora a una mucho más formadora.


Definir unos objetivos específicos, concretos y medibles

Además, estos objetivos tienen que ser realistas en función de los recursos con los que cuente el centro. Siguiendo con el ejemplo, si nuestro gran objetivo es tender a una evaluación mucho más formadora, podríamos marcarnos como objetivos que los alumnos fuesen capaces de visualizar y explicar su itinerario de aprendizaje a través de un portfolio de proceso o que los alumnos realizasen actividades de metaaprendizaje y autoevaluaciones al inicio, durante y al final de las unidades.


Establecer los equipos

Asigna los objetivos a los equipos de trabajo cuyos recursos y competencias se complementan y son suficientes para alcanzar estas metas. En nuestro ejemplo, el equipo de innovación puede jugar un papel muy importante en la fundamentación y diseño de estructuras y herramientas de evaluación. Por su parte, los equipos de implementación formados por las coordinaciones de etapa pueden centrarse en los tiempos, la puesta en marcha, decidir los profesores con los que empezar según el estado del claustro...


Definir las tareas, los ciclos y la herramienta de trabajo

¿Qué van a hacer los equipos de trabajo? ¿Para cuándo? ¿Quién se encarga de cada tarea?¿Cómo avanzamos cuando no estamos reunidos presencialmente? ¿Existe alguna hora en la que podamos coincidir presencialmente todos los profesores de todos los equipos de trabajo implicados? Seguramente, la respuesta a esta última pregunta sea "de forma muy puntual".


La herramienta que te recomiendo para gestionar todo este proceso es Trello. Una herramienta gratuita (con versión de pago) en la que poder crear tableros con los que organizar las tareas, marcar fechas, asignar responsabilidades y, sobre todo, poder trabajar de forma asíncrona. Aunque recuerda, en la filosofía ágil las personas están por encima de las herramientas. Cerrando el ejemplo de este bloque, algunas tareas que pueden marcarse los equipos son: diseño de las estructuras generales de portfolio que más tarde personalizarán los alumnos, diseño de herramientas de autoevaluación, definición de los momentos en el aula en los que pueden llevarse a cabo las actividades de metaaprendizaje...


Dar valor a las reuniones presenciales (síncronas)

El tiempo es el recurso más valioso con el que contamos todas las personas. Trabajando de forma ágil, las reuniones presenciales suelen ser las que se aprovechan para los momentos clave de todo el proceso: la planificación del arranque de los objetivos y sus correspondientes tareas y, posteriormente, la revisión de todo el proceso realizado por los equipos de trabajo hasta ese momento. La ventana temporal entre la reunión síncrona de lanzamiento y la reunión de revisión de todo el proceso es lo que se conoce como ciclo ágil.


Personalmente, me gusta entender los ciclos ágiles como vectores a los que asignamos módulo en la reunión de lanzamiento. Si el propósito es poderoso, el proyecto y sus objetivos claros y los equipos y las tareas están bien definidos, a veces es solo cuestión de marcar fechas y asignar responsabilidades para que todo empiece a funcionar de forma ágil.

 

Ahora te toca a ti

 

Te propongo algunos valores para una organización: capacidad de innovación, jerarquía definida, control interno (supervisión), estabilidad estructural, comunicación interna efectiva, lealtad departamental (equipo), diferenciación en el mercado, implicación del personal y adaptabilidad al cambio. Elige cinco de ellos y ordénalos en orden de importancia del 1 al 5. Compártelo con tu equipo. ¿Existe equilibrio entre control y flexibilidad en vuestros valores?


El cuadro clínico (sintomatología) de una estructura organizativa anacrónica se puede resumir en: la innovación siempre es impulsada por los mismos, los impulsores de la innovación, además, deben gestionar los problemas que esta genera, cuesta mucho tomar decisiones críticas, la innovación depende de pocos, lo urgente resta recursos a lo importante, es difícil reemplazar personas en puestos clave y el equipo directivo se siente sobrecargado. ¿Identificas algún síntoma de este cuadro clínico en tu organización? Compártelo con tu equipo.


Los procesos de trabajo ágiles son iterativos. Utiliza la Checklist - Manifiesto Ágil para evaluar el nivel de Agilismo de tu organización antes, durante y después de empezar a trabajar de esta forma. ¿Habéis mejorado? ¿Qué os queda por pulir?


Una buena forma de trabajar de forma ágil en un centro educativo es definiendo un propósito común poderoso, estableciendo un proyecto con un objetivo principal claro, concretando los objetivos que se persiguen, definiendo los equipos que van a aportar en el proyecto y, por su puesto, aterrizando todo el proceso en una herramienta como Trello. ¡Manos a la obra! Define tu propósito, el proyecto, los objetivos, los equipos, las tareas, los ciclos y aterrízalo todo en un tablero de Trello compartido con tus equipos.