Habilidades y estrategias para liderar reuniones (I)

El tiempo es el recurso más valioso con el que contamos todas las personas. Habilidades y estrategias para controlar el espacio y el tiempo en las reuniones con tus equipos de trabajo.

 

Terminábamos la anterior entrada sobre Agilismo Educativo remarcando la importancia de las reuniones presenciales. Estas reuniones, tanto si trabajamos de forma ágil como si no, debemos aprovecharlas para los momentos clave del flujo de trabajo de nuestros proyectos: momentos creativos o de reflexión, la planificación del arranque con la definición de los objetivos y sus correspondientes tareas o la revisión de todo el proceso realizado por los equipos de trabajo hasta ese momento.


Con el objetivo de darles el máximo valor a estos encuentros y sacarles todo el jugo posible, debemos desplegar habilidades dentro de tres variables fundamentales que desarrollaremos a lo largo de la entrada: el tiempo, el espacio y los artefactos.


Cerraremos este tema en el siguiente post con siete estrategias clave que podrás llevarte mañana mismo a una de tus reuniones de creación, reflexión, arranque o de revisión de proyectos para controlar, de una vez por todas, los tiempos y el flujo de ideas de tu equipo de trabajo.

 

Tiempo

 

El tiempo es el recurso más valioso con el que contamos todas las personas. Con el foco puesto en las reuniones, algunas habilidades que podemos desarrollar dentro de esta variable son: la apertura y el cierre, hacer preguntas, prender la mecha, seleccionar o priorizar.


Apertura y cierre

Habilidad combinada imprescindible para gestionar la energía y el flujo de trabajo en la reunión. El objetivo de la apertura es establecer un marco de referencia, contextualizar y desplegar los temas que se van a tratar. Por su parte, el cierre trata sobre elecciones y decisiones que nos permiten llevar los temas a una conclusión compartida por todos.


Para desarrollar esta habilidad, evita abrir y cerrar a la vez. No se puede ser creativo y crítico al mismo tiempo. Cuando se exploran posibilidades creativas necesitas apagar al crítico de tu cabeza y cuando se necesita tomar decisiones difíciles necesitamos a ese crítico más que nunca.


Por último, no te olvides de cerrar todo lo que abres y no abras aquello que no vas a poder cerrar. Si abres algo debes cerrarlo o te arriesgas a perder la energía del grupo. A veces, cerrar un tema puede ser tan sencillo como decir: "Esto no nos lleva a ninguna parte, no perdamos más el tiempo con ello".


Prender la mecha

La chispa que enciende la imaginación del grupo, la llamada a la aventura de nuestro equipo. La forma y la dirección en la que se prende este pequeño fuego es clave. Si prendemos el fuego en la dirección equivocada, la reunión se nos irá de las manos en pocos minutos.


Una de las mejores formas de prender la mecha para dirigir los pensamientos, las emociones y las sensaciones de nuestro equipo hacia el lugar que queremos es con una pregunta. Esta pregunta actúa como la flecha de una brújula señalando la dirección de destino y nos anima a empezar el camino.


Preguntas de apertura

Pocas estrategias hay mejores para arrancar y dirigir una reunión que un puñado de buenas y acertadas preguntas. Cuando el camino del punto A al punto B no es claro o es desconocido, las preguntas nos ayudan a encontrar el rumbo en territorio incierto.


La idea detrás de una pregunta de apertura es arrancar los cerebros del equipo para generar ideas y opciones, provocar pensamientos y revelar posibilidades. Las mejores preguntas de apertura abren nuevas formas de resolver un mismo reto y se focalizan más en la cantidad que en la calidad de las ideas generadas.


Algunos ejemplos de preguntas de apertura podrían ser: "¿Cómo definirías el problema al que nos enfrentamos?" "¿Qué cosas queremos explorar?" "¿Cuáles son las áreas más problemáticas?"


Preguntas de navegación

¿Estáis llegando a donde queréis llegar? ¿Habéis progresado tanto como esperabas? ¿El equipo se siente conectado con el proyecto? ¿Están frustrados? ¡Pregúntales!


Las preguntas de navegación definen el rumbo, marcan el camino, miden y ajustan los procesos.


Algunos ejemplos de preguntas de navegación podrían ser: "¿Estamos siguiendo el rumbo?" "¿Hemos entendido correctamente el objetivo principal?" "¿Esto nos está ayudando a llegar donde queremos llegar?" "¿Esta discusión esta siendo útil?" "¿Es momento de tener este debate o podemos dejarlo para más tarde?" "¿Debemos redefinir los objetivos en base a lo que hemos avanzado?"


Preguntas de análisis

Las preguntas de análisis se focalizan en los detalles y las características observables. Hacen que las ideas más abstractas sean más concretas al analizarlas y descomponerlas en pequeñas partes. Pueden ser útiles al arrancar para romper o asentar lo que todo el equipo da por hecho.


Algunos ejemplos de preguntas de análisis podrían ser: "¿De qué está hecho?" "¿Cómo funciona?" "¿Cuáles son sus partes?" "¿Puedes ponerme un ejemplo?" "¿A qué se parece?" "¿Puedes describirlo?"


Preguntas de experimentación

Las preguntas de experimentación despiertan nuestra imaginación para llevarnos a niveles más altos de abstracción encontrando similitudes con otras cosas o realizando conexiones inesperadas.


Algunos ejemplos de preguntas de experimentación podrían ser: "¿Qué más cosas funcionan así?" "¿Si esto fuese un animal que tipo de animal sería y por qué?" "¿Qué nos estamos perdiendo?" "¿Y si quitamos todas las barreras e impedimentos?" "¿Cómo gestionaríamos esto si estuviésemos llevando un restaurante?" "¿Y si fuésemos un hospital?" "¿Y si estamos equivocados?"


Las preguntas de experimentación son preguntas de altura. Por su parte, las preguntas de análisis son preguntas de aterrizaje. Juega con los tipos de preguntas para aterrizar al equipo o despertar su imaginación cuando se centran demasiado en los detalles.


Preguntas de cierre

Las preguntas de cierre se centran en la convergencia y la selección de los temas tratados en la reunión. El objetivo de estas preguntas es cerrar el encuentro con la toma de decisiones y la puesta en acción de los acuerdos alcanzados.


El equipo necesita saber: "¿Qué se ha creado?" "¿Qué se ha terminado?" "¿Qué viene después?"


Algunos ejemplos de preguntas de cierre podrían ser: "¿Cómo podemos priorizar estas opciones?" "¿Qué es factible?" "¿Qué podemos hacer en las próximas dos semanas?" "¿Quién se encarga de hacer cada cosa?"


Seleccionar y priorizar

En esta fase de cierre, las personas tenemos una tendencia natural a elegir y abarcar más de lo que luego realmente podemos hacer. Cuando las personas de un equipo hacen esto, se sobrecargan y, finalmente, no se completa casi nada.


Algunas estrategias como votar (con votos limitados) u ordenar siguiendo diferentes criterios, pueden ayudar a un equipo a seleccionar y priorizar las líneas de ataque en la fase de cierre de la reunión.

 

Artefactos

 

A medida que comiences a recoger información durante la reunión, su organización y categorización simultánea puede resultar agobiante. Con el foco puesto en las reuniones, algunas habilidades que podemos desarrollar dentro de la variable artefacto son: la creación de artefactos, la generación de nodos, el Sketching, los patrones, la aleatorización, el dibujo o el lenguaje visual.


Creación de artefactos

En la gestión de reuniones, un artefacto es cualquier objeto tangible que contiene información. Los artefactos son imprescindibles a la hora de gestionar la información y las ideas que se van produciendo durante la reunión ya que explicitan la información haciéndola tangible y duradera.


Aunque los grandes maestros del ajedrez pueden jugar en su mente sin piezas ni tablero, es evidente que la disposición física de las piezas en sus posiciones relativas contiene tal cantidad de información que ayuda a los jugadores a tomar mejores decisiones durante la partida. En el ajedrez, las piezas son artefactos.


En una reunión, un artefacto puede ser cualquier trozo de papel, post-it, tarjeta... Pero, si necesitas o quieres crear artefactos digitales, una buena herramienta para ello es Miro. Una plataforma online colaborativa ideal para plasmar los artefactos creados en tu reunión.


Cuanta más información útil puedas almacenar en artefactos, más liberada estará la memoria de trabajo de tu equipo para seguir avanzando, aportando ideas, estableciendo relaciones...


Si te apetece ir más allá, ¿por qué no pruebas a utilizar artefactos simbólicos para arrancar reuniones o lanzar preguntas de experimentación? Por ejemplo, una imagen, un vídeo, el dado de un juego de mesa para representar el azar o dos torres y un rey para mostrar una situación de jaque mate figurado.


Generación de nodos

Los artefactos que se van generando durante todo el proceso son pequeños puntos (nodos) que forman parte de algo mucho más grande (los problemas encontrados, la tormenta de ideas que estáis haciendo...).


Como hemos visto, en la apertura es ideal generar tantas ideas (que se plasman en artefactos que, a su vez, forman nodos dentro del árbol general de la reunión) como sea posible para empezar con un campo de visión amplio. Una buena forma de generar estos nodos es lanzando una primera pregunta de apertura: ¿Qué problemas encontramos? ¿Qué queremos explorar?


En este caso, las ideas de cada participante se plasman de forma silenciosa e individual en post-it o tarjetas independientes que, más tarde, se comparten con el equipo. Estos artefactos se colocan en una pared, pizarra o espacio visible para todos generando los mencionados nodos.


Pero, cómo hacemos que estos nodos formen parte de este sistema mucho más grande.


Una forma de conseguir esto es estableciendo enlaces entre ellos. Se pueden enlazar nodos formando una cadena que represente un diagrama de flujo o creando un mapa mental si nos fijamos en el concepto que representa cada artefacto.


También, se pueden emplear fronteras y ejes. Las fronteras son líneas que delimitan el espacio categorizándolo. Se pueden utilizar para situar nodos en "Pros" y "Contras" o en "Urgente" y "En Proceso"...


Por su parte, lo ejes son líneas o flechas que marcan una dirección de lectura del diagrama generado con los nodos. De izquierda a derecha para plasmar una secuencia, de arriba a abajo para remarcar importancia...


Sketching

Un Sketch es una actividad preliminar que puede derivar o no en una versión posterior definitiva. Un Sketch es breve, informal y rápido. Un Sketch ayuda a explorar ideas y modelos rápidamente haciéndolos más tangibles y concretos.


Patrones y aleatorización

El cerebro humano es una máquina de detectar patrones. Encontramos patrones allá donde miramos. Somos tan buenos detectando patrones que, una vez que encontramos uno, es difícil ver algo nuevo.


Una buena forma de romper con la detección de patrones de las mentes de tu equipo y generar aire fresco en las áreas que son habituales para todos es la aleatorización. La aleatorización es clave para potenciar la creatividad.


Como hemos reflejado las ideas en artefactos individuales, utiliza estas tarjetas o post-it para barajarlas, reordenarlas o reorganizarlas para crear, así, este efecto de aleatorización.


Analogías

Otra forma de organizar la información es empleando analogías o metáforas. Las analogías ayudan a romper los patrones de pensamiento habituales de tu equipo. Las mejores analogías son aquellas que se pueden emplear de forma continuada y estructurada durante toda la sesión. Por ejemplo, la analogía de un avión puede ayudar a preguntarnos: ¿De dónde venimos? ¿A dónde vamos? ¿Qué nos dirige? ¿Qué nos da energía? ¿Qué valor tiene la mercancía que llevamos y a quién se la entregamos?


Cuidado con conectar excesivamente con la analogía. La analogía es una herramienta de trabajo, no hay que forzar para que todo conecte con ella. De hecho, corremos el riesgo de caer en el absurdo. Está claro que educar alumnos no es una mercancía pero, ¿nos ayuda la analogía para avanzar y generar nuevas ideas?

 

Espacio

 

Imagina jugar al ajedrez sin un tablero. Este juego necesita tanto de sus piezas (artefactos) como de las relaciones que se establecen entre ellas según su posición en el tablero (espacio). Es decir, las piezas y el tablero son esenciales para el juego.


En nuestras reuniones, el espacio donde colocar nuestros artefactos o nodos para establecer relaciones significativas entre ellos puede ser: una pizarra en blanco, un papel o una mesa. La clave está en cómo distribuimos ese espacio en función de nuestros objetivos.


Cuadrícula

La cuadrícula (como la del tablero de ajedrez) es una de las formas más comunes de organizar el espacio. Usamos cuadrículas para organizar ciudades o números en hojas de cálculo.


A la hora de organizar la información, podemos hacerlo creando una cuadrícula con tantos cuadrantes, filas o columnas como criterios para la clasificación necesitemos.


Círculos y dianas

Los círculos y las dianas pueden ser útiles para marcar cómo os encontráis de cerca de un objetivo prestablecido. Puedes usar anillos concéntricos y ejes para señalar graduación o dirección.


Paisajes y mapas

Existen numerosas propuestas que combinan diferentes formas de artefacto (ejes, fronteras, analogías...) con modos de organizar el espacio (cuadrículas, dianas...). La combinación de todos estos elementos con un objetivo claro crea planificadores y organizadores del flujo de trabajo en forma de paisaje o mapa. Estos planificadores pueden incluir: los miembros del equipo, los recursos necesarios, los retos, las fases, los objetivos...


Puedes encontrar ejemplos de planificadores y organizadores del espacio digitales en la biblioteca de plantillas de Miro.


En resumen, tener una reunión en la que no se controlan los tiempos o no se generan artefactos organizados en espacios significativos, es como tener una reunión donde todos los miembros del equipo tienen los ojos vendados y las manos atadas detrás de su espalda. La reunión puedes hacerla igualmente pero, ¿merece la pena?

 

Ahora te toca a ti

 

¿Cómo empezar? ¿Cómo llevo todo esto a la práctica? Para empezar, te recomiendo poner en práctica la habilidad clave de cada variable: marcar y dominar la apertura y el cierre del encuentro, crear artefactos en post-it, tarjetas o trozos de papel y, por supuesto, generar nodos creando un espacio significativo en una pizarra en blanco. ¡Manos a la obra! Vuelve a estos tres apartados anteriores y prepara tu siguiente reunión de creación o reflexión empleando algunos de estos elementos. Recuerda ser muy tajante con los tiempos.


Pocas estrategias hay mejores para arrancar y dirigir una reunión que un puñado de buenas y acertadas preguntas. Prepara una batería de preguntas para la próxima reunión con tu equipo. Escribe algunas que te ayuden a abrir la reunión, otras para guiar la navegación y algunas para analizar y experimentar. No te olvides de las preguntas de cierre.


Una forma práctica y enriquecedora de dominar el espacio significativo es con la creación de paisajes o mapas en forma de plantilla. Entra en la biblioteca de plantillas de Miro, elige la plantilla que más se adapte al objetivo de tu próxima reunión (mapa mental, diagrama de flujo, tablero Kanban...) y utilízala. Y, ahora, riza el rizo. Adapta visual y conceptualmente esa plantilla a partir de una analogía común. ¿Tu equipo se va a convertir en un grupo de pescadores? ¿De escaladores? ¿De pilotos de una aerolínea?


Combina lo visto en esta entrada con lo trabajado en el post anterior sobre Agilismo educativo. En el momento de cierre de la reunión, es imprescindible definir las líneas de ataque, seleccionar y priorizar las siguientes acciones del equipo. ¿Se te ocurre alguna forma de vincular el mapa/paisaje analógico o digital que habéis creado durante la reunión con la asignación de prioridades y responsabilidades en Trello?